Overweeg je om teksten voor het bedrijfsblad uit te besteden aan een externe tekstschrijver? Zorg dan voor een klinkende briefing. Een die de tekstschrijver méér vertelt dan alleen het maximale aantal woorden, de aanspreekvorm ‘je’ of ‘u’ en de prijs. Want een goede briefing maakt het verschil tussen een ‘verdienstelijk resultaat’ en een sprankelend artikel dat gelezen, herlezen en herinnerd wordt.
Hieronder tip ik je acht keer over de briefing aan de externe tekstschrijver. Een negende tip geef ik je nu alvast als bonus: wees als opdrachtgever tijdens het traject op elk moment dui-de-lijk over je wensen.
1 Beschrijf het onderwerp
De keuze van het onderwerp wordt vaak al tijdens het redactieoverleg gemaakt. Neem de overwegingen van de redactie mee in je briefing. Geef aan waarom het onderwerp juist in déze uitgave van het bedrijfsblad hoort. Wat heeft de geïnterviewde gedaan dat zo bijzonder is? Zorg ervoor dat het onderwerp ook bij de externe tekstschrijver gaat leven.
2 Bepaal de richting
Laat de tekstschrijver vooraf weten op welke aspecten hij in moet gaan. Formuleer de hoofdvragen en vervolgvragen. Zo weet je zeker dat hij het juiste pad aanhoudt, terwijl hij toch alle ruimte houdt om zijpaden te ontdekken.
Moet het artikel informeren, overtuigen, enthousiasmeren? Wil je verbazing opwekken, hoop, sympathie, woede, plezier? Laat het de tekstschrijver weten; jouw wens kan maar beter vooraf duidelijk zijn! De tekstschrijver zal het waarderen als je met tekstvoorbeelden komt. Geef ook de contactgegevens van de personen waarvan jij vindt die moeten worden benaderd.
3 Zeg ook wat NIET de bedoeling is
Informatie die voor controverse kan zorgen is in het bedrijfsblad vaak niet gewenst. Denk aan het vermelden van de naam van de concurrent of van concurrerende producten, of aan niet-positieve berichtgeving. Realiseer je dat de meeste tekstschrijvers niet op de hoogte zijn van wat er precies speelt.
4 Bepaal de tekststijl
Wat gaan we doen: gaan we tutoyeren of wordt het vousvoyeren? Vlaams ‘gij’ en ‘ge’, dat kan natuurlijk ook 🙂 Trouwens, mag de lezer wel direct worden aangesproken? Wat is zijn kennisniveau? Een inhoudelijk artikel voor een gespecialiseerde afdeling is van een heel ander kaliber dan een artikel voor het bedrijfsblad van de organisatie waar de afdeling bij hoort. Dus: bezint eer ge begint.
5 Bepaal de vorm
Denk na over de vorm van het artikel (hoewel de bladformule hier wellicht leidend is). Wordt het een vraag-antwoord-verhaal? Krijgt het de vorm van een monoloog van de geïnterviewde of is het juist de schrijver wiens opinie telt? Of ligt de nadruk op foto’s en volstaan fotobijschriften? Wordt het een informatieve beschrijving of een sprankelend blog? Bedenk ook dat drukwerk zich prettig laat lezen, terwijl de vluchtigheid van online wellicht minder aandacht genereert.
6 Denk aan je SEO
Een goede tekst is informatief én goed geoptimaliseerd. Maak dus goede afspraken over SEO. Met welke zoekwoorden stijgt jouw artikel (en jouw website) in de zoekresultaten? Net als bij echte mensen gaat het bij Google gelukkig ook steeds meer om de inhoud. Dat maakt SEO leuk en lonend.
7 Leg het aanlevertraject vast
Dan is daar ineens dat langverwachte moment: een eerste versie is klaar. Wees stipt, wees streng. Maak goede afspraken over het aanleveren van aangepaste conceptversies. Te laat aangeleverde kopij kan de voortgang van het opmaaktraject saboteren.
8 Sluit auteurskwesties uit
De tekstschrijvers en opdrachtgevers die ik ken en die zich zorgen maken over auteursrechten, zijn op een hand te tellen. Maak dus goede afspraken over het gebruiksrecht van het artikel, over de plaatsingsfrequentie, over plaatsingskanalen en over eventuele meerkosten.
Wat je van dit artikel kunt opsteken
Tekstschrijvers zijn meestal niet de alwetende professionals die aan een half woord voldoende hebben. Geef dus aan wat je wilt. Deel je enthousiasme. Laat de tekstschrijver daarna doen wat hij het beste kan: dát schrijven wat jij geschreven wilt hebben. De afspraak die je maakt over het aantal woorden, de juiste aanspreekvorm en de prijs heeft dan alleen nog aanvullende waarde.